Профессия секретарь: описание история возникновения помощь руководителю - StudentHelp-NN.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Профессия секретарь: описание история возникновения помощь руководителю

Профессия секретарь

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

  • Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
  • Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
  • Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

  • возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
  • отсутствие физической нагрузки;
  • комфортные условия работы в теплом помещении;
  • полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
  • всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.
  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

  • располагать средним или высшим образованием;
  • владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
  • знать основы делопроизводства;
  • иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
  • знать стандартные офисные процедуры;
  • при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

  • просматривал корреспонденцию;
  • сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
  • отвечал на телефонные звонки;
  • обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
  • общался с клиентами;
  • контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

  • организовать прием или совещание;
  • распланировать рабочее время руководителя;
  • приобрести канцтовары и прочие вещи;
  • заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
  • вести протокол собрания;
  • подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

  • запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
  • требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
  • решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

  • быть на «ты» с персональным компьютером;
  • обладать культурой общения;
  • уметь найти подход к посетителям;
  • проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

  • коммуникабельностью и ответственностью,
  • пунктуальностью и организованностью,
  • терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

  • различные организации и фирмы;
  • суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Профессия “Секретарь”

Если вы любите составлять графики, планировать время и помогать другим людям, то профессия секретаря может вам подойти.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

  • Давать советы хозяину.
  • Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

  • Дворянин из знатного рода.
  • Мужчина.
  • Высокообразованный.
  • Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

  • Секретарь должен быть не один, а несколько.
  • Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

Читайте также:  Как правильно кататься на роликах?

Описание

Секретарь – это непросто сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, располагающий к себе – все эти качества, относящиеся к человеку, работающему в должности секретаря.

Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.

На каких специальностях учиться

В некоторых учебных заведениях, обучая студентов основной специальности, проводят дополнительные курсы по делопроизводству.

Специальности, с которыми можно получить профессию секретаря:

  • Менеджмент.
  • Страховое дело.
  • Бухгалтерский учет анализ и аудит.
  • Таможенное дело.

Где учиться

Смотря какой уровень образования интересует, профессию секретаря можно получить в различных учебных заведениях:

  • Средне-специальное – в техникуме.
  • Средне-профессиональное – в ПТУ.
  • Высшее образование – в институте.

Обязанности:

  • Регистрация входящих и исходящих документов.
  • Обслуживание руководителя и его посетителей.
  • Создание рабочего плана для руководителя.
  • Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
  • Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).

Кому подойдет

Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

  1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
  2. Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
  3. Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
  4. Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
  5. Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.

Заработная плата

В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат – 10000 – 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.

У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.

Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.

Как устроиться

Вначале необходимо отправить резюме на предприятие, где вы желаете работать. После чего вам позвонят и пригласят на собеседование.

  1. Когда вы получили приглашение, еще раз зайдите на сайт фирмы и изучите всю необходимую информацию:
  • Сфера деятельности.
  • Миссия компании.
  • Цели организации.

2. Почитайте материалы о профессии секретаря. Нередко на собеседовании спрашивают о том, что именно привлекло в выбранной профессии, что означает делопроизводство, виды документооборота?

3. Форма одежды при устройстве на работу. Лучше всего на собеседование прийти в строгом стиле.

Обычно собеседование проходит в форме интервью (вопрос – ответ). Интервьюер будет задавать вопросы, а вы отвечать.

  1. На интервью стоит вести себя уверенно.
  2. Нельзя обманывать. Если с вас требуют хороших знаний в компьютерных программах, а вы не очень в них ориентируетесь, лучше признайтесь сразу, но добавьте, что вы легкообучаемы.
  3. Спросят про недостатки, расскажите, выдайте их за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда из-за этого приходится задерживаться на работе, что отрицательно сказывается на ваших семейных отношениях.
  4. Отвечая на вопрос о характеристике предыдущего начальника, не говорите недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.
  5. Проходя интервью, можно спрашивать об интересующей вас информации, а не только отвечать на вопросы.

Вопросы о зарплате будут уместны, если на сайте работодателя не указано стоимости работы по интересующей вас должности.

6. В конце собеседования вам предложат заполнить анкету.

7. После того как собеседование закончится, вас попросят подождать несколько дней. За это время служба безопасности работодателя проверит информацию о потенциальном сотруднике. Если все будет в порядке вам позвонят и пригласят выйти на работу.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

  • Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
  • Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
  • Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Перспективы

Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.

Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.

Роль секретаря в современной сфере управления

Из истории профессии

Профессия секретаря известна с давних времен. Уже первые в истории человечества государственные и политические мужи не могли обходиться без секретарей.

Слово «секретарь» произошло от средневекового secreta- rius и первоначально означало доверенное лицо. Хороший секретарь остается таковым и сейчас. В толковом словаре В. Даль определяет: «Секретарь – доверенный писъмовод государя». В толковом словаре С.И. Ожегова дается следующее определение: «Секретарь – работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения». В определении подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и организацию.

Возникновение профессии обусловлено зарождением делопроизводства на территории Беларуси полоцкого периода. В XII в. появились первые писцы – работники, занимавшиеся составлением и перепиской официальных бумаг.

Делопроизводство развилось в период Великого Княжества Литовского (XIII-XVIII вв.): увеличилось количество работников, изменились их функции, начала действовать первая государственная канцелярия, где работали писари, регенты, дьяки, секретари. Секретарю поручались наиболее серьезные государственные дела.

В 1840 г. в России появились первые личные секретари у руководителей крупнейших по тем временам Путиловского и Невского заводов. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях. В те времена хозяева уже предъявляли к ним такие требования, что без специальной подготовки работать становилось все труднее. В 1868 г. в Харькове открылись первые секретарские курсы (подобные учебные заведения в США появились только в 1879 г., а в Англии и Франции вообще в 1900-1907 гг.).

Начало XX в. для секретарей было ознаменовано введением множества новшеств, связанных с научно-техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов использовались уже 23 модели пишущих машин, 8 моделей множительных аппаратов, 2 вида диктофонов и большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том числе и новинки – первые ручки.

Секретари регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах. С 1884 г. в России издавалось 8 специализированных журналов. Из журналов того времени «Машинопись» и «Стенографический листок» можно узнать о том, что личные секретари должны были печатать со скоростью 4 страницы за 60 мин, стенографировать со скоростью 40- 60 слов за 1 мин, хорошо знать хотя бы один иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранном языках, владеть приемами общения с посетителями.

В 1925 г. секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, стали считать их «канцелярско-техническими специалистами», а затем разделили на две неравноценные в обязанностях и окладах группы: помощники-референты и секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции.

Так престиж профессии секретаря был, к сожалению, надолго утрачен. Его возрождение началось лишь в 70-е гг. XX в. Теперь уже нам пришлось учиться у США, Англии и Франции.

Сегодня профессия секретаря – одна из самых популярных, самых перспективных и, пожалуй, самых трудных, а значит, и одна из самых нужных.

Всего несколько лет назад секретарь в фирмах присутствовал, что называется, в единственном экземпляре. Один человек занимался всем, включая составление и набор документов, планирование своего рабочего дня и рабочего дня руководителя, прием звонков и посетителей. Сегодня в крупных компаниях в одиночку справляться с целым рядом обязанностей просто невозможно, поэтому различные секретарские функции были выделены в отдельные вспомогательные позиции: секретарь приемной, секретарь-помощник руководителя, секретарь- референт, офис-менеджер, секретарь организации, технический секретарь. Отсюда большое разнообразие деятельности секретарей, комплекса обязанностей и прав, различных требований к образованию, профессиональным навыкам – от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до вчерашнего выпускника школы, окончившего секретарские курсы. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у секретарей также различно.

В наши дни профессия секретаря претерпевает колоссальные изменения. Меняются правила составления документов, появляются их новые виды, новые формы организации работы. Такие понятия, как «текстовый редактор», «офисные информационные системы», «электронный документ», «электронная почта», «интернет» и многие другие, вошли в обиход секретаря и занимают важное место в его деятельности. В связи с этим существенно изменились требования к профессиональным и личностным качествам секретаря.

Для того чтобы быть всегда на уровне, секретарю необходимо отслеживать новинки в секретарской работе, в компьютерной области, делопроизводстве. Такую информацию можно узнать из свежих нормативных актов, специализированных журналов и газет, множества отечественных и переводных изданий по данным вопросам. Секретарь должен постоянно следить за изменениями в профессии и расширять свои знания.

Читайте также:  Как стать дистрибьютором?

Перечень основных задач секретаря достаточно полно представлен в «Квалификационном справочнике должностей служащих» (см. прил. 2 к гл. 1). Как следует из квалификационной характеристики, секретарь осуществляет работу по организационно-техническому и организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя предприятия.

Секретарю в учреждении отводится важная роль. Он оформляет деловую переписку, осуществляет связь с другими организациями, встречается с людьми, которые обращаются с разнообразными заявлениями, просьбами, вопросами. Его обязанность – посоветовать, как быстрее оформить документы, проследить, чтобы вовремя были подготовлены и отправлены ответы на поступающие в учреждение письма.

Секретарь – первый представитель учреждения, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли разговаривает секретарь с людьми, умеет ли дать деловой, правильный совет, какой порядок у него в приемной – из всего этого складывается первое впечатление об учреждении.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовки, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Профессия относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от нетворческих, вспомогательно-технических операций. В обязанности секретаря входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке совещаний и заседаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

Содержание труда, его условия, область применения, доминирующие интересы секретаря представлены в профессио- грамме (см. прил. 1 к гл. 1).

Виды работ, права и обязанности секретарей в различных учреждениях могут отличаться. Это обусловлено характером работы учреждения, наличием или отсутствием специальных подразделений.

Секретарь выполняет две основные функции: осуществляет бездокументное обслуживание сотрудников управленческого аппарата и посетителей и работает с документами.

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы и др. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени.

К бездокументной работе секретаря относятся также соединение руководителя по телефону с абонентами, организация приема работников аппарата и посетителей, подготовка и обслуживание различных совещаний и др. Зная круг лиц, с которыми необходимо напрямую соединять руководителя, а также зная функции всех сотрудников учреждения, секретарь «фильтрует» вызовы, соответственно переключая их на сотрудников, компетентных в различных вопросах.

Остальные обязанности: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление – относятся к документному обслуживанию. Участвуя в создании документов, секретарь печатает их, отправляет адресатам, стенографирует, а также работает с диктофоном. Иногда секретарь по поручению руководителя самостоятельно готовит проекты приказов и ответы на поступающие письма и запросы. В этих случаях руководитель излагает суть документа, а секретарь составляет текст, печатает его, дает на подпись руководителю и отправляет.

Знание правил приема посетителей и эффективное их применение на практике невозможно без наличия у секретаря таких личностных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность. Деловые и личностные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга (табл. 1).

Таблица 1. Деловые и личностные качества секретаря и их характеристика

Умение организовывать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовывать приемы, презентации, поездки руководителя

Ответственность и надежность

Умение нести ответственность за выполнение задач, возложенных руководителем

Умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по этому поводу

Своевременное и точное исполнение поручений и документов

Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения

Чувство сопричастности ко всем делам фирмы, направленность всей работы на процветание фирмы, умение проявлять такт и осторожность и не разглашать сведения конфиденциального характера

Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми

Гармоничное сочетание привлекательности и строгого элегантного стиля в одежде

Вежливость и приветливость, создание психологического комфорта в офисе

Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы

Секретарь должен быть ответственным за все, что поручает ему руководитель, уметь слушать и понимать каждого посетителя.

Профессия секретаря сложна. Но она и привлекательна во многих отношениях. Это работа живая, она позволяет встречаться с разными людьми. Приятно осознавать, что ты помогаешь людям, полезен им.

Секретарь

Видео о профессии

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации. Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование. При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

  • повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
  • отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
  • необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
  • умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
  • наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения. Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно. Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе. Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность. В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Виды секретарей

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

  • ресепшионист — встречает посетителей, отвечает за прием телефонных звонков и их распределение, может выполнять дополнительные мелкие поручения и осуществлять исходящие звонки. Для получения должности не требуется наличие диплома ВУЗа или профессионального училища. Нередко к соискателям выдвигаются строгие требования относительно внешности;
  • референт — занимается делопроизводством, контролирует работу сотрудников отдела или офиса, координирует действия курьеров, отвечает за использование оргтехники, следит за ее исправностью. Готовит документы, необходимые руководителю или сотрудникам к переговорам, ведет отчеты. Ответственная должность, для получения которой требуется наличие определенных навыков. Обычно на нее принимают выпускников профильных учебных центров, ВУЗов;
  • ассистент или помощник руководителя — перечень обязанностей в каждом случае согласовывается в индивидуальном порядке. Нередко секретарю достаточно иметь навыки работы с компьютером и уметь готовить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубокими познаниями в сфере деятельности компании;
  • технический секретарь — специфическая и не очень распространенная должность. Такой сотрудник должен быстро и без ошибок печатать (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой, отвечать на телефонные звонки. Он редко выполняет творческие задания и дополнительные действия, практически все время посвящая работе с документами;
  • переводчик — обязательно отличное знание иностранного языка по запросу работодателя. Уровень владения им должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, ведения переписки, работы с документами. Нередко отличных показателей на собеседовании для трудоустройства оказывается недостаточно, требуется диплом или сертификат. При этом сотрудник должен обладать навыками секретаря;
  • офис-менеджер — исполнитель, который полностью координирует работу офиса. Он отвечает за доставку воды, заказ и распределение канцелярских принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. За ним закрепляется взаимодействие с внешними службами, ведение деловой переписки, прием и отправка почты. Под его контролем находятся все административно-хозяйственные вопросы подотчетного подразделения.

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Плюсы и минусы профессии

Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.

Читайте также:  Почему нельзя есть перед сном?

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

  • представитель профессии в короткие сроки на практике получает массу новых знаний и навыков;
  • работник находится у всех на виду, заводит связи, имеет возможность проявить себя;
  • не обязательно иметь специальность. Можно параллельно получать высшее или профессиональное образование в интересующей области. К моменту выдачи диплома у секретарей уже есть опыт, благодаря чему они способны без проблем сменить должность на профильную;
  • работа на позиции редко подразумевает тяжелый физический труд, но при этом она требует активности;
  • выполнять обязанности обычно приходится в комфортном помещении. При правильном планировании рабочего дня у сотрудника нередко остается свободное время, когда можно отдохнуть;
  • у представителей секретариата достойные зарплаты;
  • такие сотрудники обычно заводят массу полезных знакомств и выгодных связей, что позволяет им развиваться в профессиональном плане;
  • профессионалы и новички всегда востребованы. Профильные ресурсы обычно переполнены вакансиями на любой вкус.

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом. На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.

Где учиться

Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.

На выборе ВУЗа планы работать секретарем не должны сказываться. Только устраиваться рекомендуется сразу в компанию по интересующему профилю. Будущему маркетологу подойдет рекламное агентство, а финансисту — банк или инвестиционный фонд.

Карьера

Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.

Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.

Где работать секретарю

Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.

Зарплата секретаря

На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.

Зарплата на 31.12.2019

Россия
25000—65000 ₽

Москва
30000—65000 ₽

Заключение

Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.

Профессия секретарь: описание история возникновения помощь руководителю

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой. Секретарь – это помощник и правая рука руководителя. Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику. История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач. Их функции сегодня – ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса. Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь – переводчик. Секретарь – это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей – женщины, хотя встречаются секретари – мужчин. Объектом данной курсовой работы является делопроизводство. Предметом данной курсовой работы служит профессия «секретарь» Целью данной курсовой работы является история развития и современное состояние профессии «секретарь» Для реализации данной цели были сформулированы следующие задачи: 1. Ознакомиться с понятием «секретарь» 2. Рассмотреть историю профессии «секретаря» 3. Рассмотреть категории секретарей 4. Проанализировать плюсы и минусы секретарской работы 5. Проанализировать требования к секретарям. 6. Проанализировать перспективы профессии секретаря Данная курсовая работа состоит из введения, десяти пунктов и двух подпунктов, заключения и списка литературы

Секретарь – это непросто сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, располагающий к себе – все эти качества, относящиеся к человеку, работающему в должности секретаря. Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы. Секретарь выполняет функцию первого помощника руководителя. Круг его обязанностей довольно широк и во многом схож с кругом обязанностей офис-менеджера, с тем только отличием, что секретарь имеет меньше полномочий. Традиционно профессия секретаря является женской и мужчины в этой сфере встречаются крайне редко. Виды деятельности секретаря: ведение офисного делопроизводства, прием и общение с посетителями, деловая переписка, телефонные переговоры, организация совещаний, подготовка документации. Места работы секретаря: разнообразные офисные организации, государственные учреждения. Профессиональные навыки секретаря: знание стандартного пакета программ ПК, оргтехники, локальной телефонной сети, умение работать с базами данных, систематизировать, владение иностранным языком, знание техники оформления документации, основ делопроизводства. Важнейшим фактором успеха кандидата на вакансию секретаря является — презентабельная внешность и молодость. Даже в западных компаниях, славящихся своей политкорректностью, девушки проходят абсолютно неполиткорректный «фейс-контроль» и возрастной отсев. В небольшую коммерческую фирму могут взять претенденток без образования или студенток последних курсов. Но лучшие вакансии достаются, как правило, выпускницам гуманитарных и лингвистических вузов. Не составит труда найти работу секретаря обладательницам диплома о среднем специальном образовании по специальности «делопроизводство» или «секретарь-машинист». Карьерный потолок секретарей зависит от масштабов организации. В крупных компаниях секретарь с высшим образованием и знанием иностранного языка, проявивший себя с положительной стороны, может со временем занять должность секретаря-референта, офис-менеджера или исполнительного директора. Секретарь является не только правой рукой руководителя, но и незаменимым помощником и естественно лицом фирмы.

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документац2ионного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991. 2. Документоведение. Документационное обеспечение управления: методическое пособие для студентов. ГОУ Колледж МИД России. М., 2011. 249 с. 3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: МЭИ, 2010. 232 с. 4. Петрова Ю.А. Секретарское дело: Настольная книга секретаря-реферанта. М.: Омега-Л. 2007. 318 с. 5. Пшенко А.В., Доронина Л.А., Документационное обеспечение управления: практикум. М.: Академия, 2011. 160 с. 6. Референт руководителя / Гойхман О.Я., Гончарова Л.М., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М., Романова Н.Н., Соловьев Э.Л., Филиппов А.В./ Под ред. О.Я. Гойхмана. М.: Ось-89, 2006. 528 с. 7. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Академия, 2010. 224 с. 8. Секретарское дело: Азбука мастерства / Под ред. Г.Ю. Касьяновой. 2-е изд. М.: ИД «Аргумент», 2007. 252 с. 9. Секретарское дело: Учебно-справочное пособие / Автор-составитель И.Н. Кузнецов. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. 368 с. 10. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. 4-е изд., перераб. и доп. / Автор-составитель М.И. Басаков. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. 480 с. 11. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения управления. М.: А-ПРИОР, 2009. 176 с. 12. Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту. М.: ООО А-Приор, 2007. 282 с. 13. Стенюков М.В. Профессия – секретарь. М.: Приор-издат, 2005. 288 с. 14. Энговатова О.А. 500 советов секретарю. М.: Альфа-Пресс, 2006. 224 с.

Ссылка на основную публикацию